COE without detailed Job Description and Other Supporting Documents

emmy · June 2013

Hello everyone!

I found out how to get the ITR pag wala ka sa bansa. I sent an email to them to inquire. Their email can be found at the bottom part of their website. They replied to me the following day, they told me to call the number found also at the bottom part of their website and I was told to do the following:

A. Write a Letter of Request with the following content:
1. State request for ITR
2. State reason for the request
3. Get Special Power of Attorney for the request.

B. Go to your Regional District Office (RDO) to submit request.

Fees:
Php100.00 Certificate Fee
Php 15.00 Documentary Stamp

C. Will take 5 Working Days to get the ITR.

kickerz · June 2013

@emmy how to go to RDO kung wala ka po sa pinas? Sa letter naka indicate din ba kung what year? Pano kunin yung special power of attorney?

emmy · June 2013

Hi @kickerz, I asked my dad to go to the RDO for me. Nsa knya ung letter of request ko. Patulong ka sa family member mo pagkuha.

Yes, ilagay mo sa letter of request yung years na kailangan mo.

And yung special power of attorney is, as what the BIR officer told me, notarization ng lawyer sa letter of request mo.

Ito ung helpline nila: +6329818888

kickerz · June 2013

tumawag ako ang sungit, sa employer ko daw kunin. ask ko lang this RDO is in BIR branch di ba kung san naka register yung company?

Crocs2011 · June 2013

Hello everyone!

I already have my COE from previous employer, kaya lang generic lang sya, walang detailed duties and responsibilities, as per my prev employer, confidential daw kaya hindi sila naglalagay sa COE (I know madaming nakaka-aalam kung anong company to).

So what I am planning to do base na din sa mga nabasa ko, I need to create a statutory declaration for that company, have it signed by previous bosses and affidavit.

Question: Pano kung madami akong naging project, syempre iba-iba ang mga boss, do I need to create one for each project? sa tingin nyo, ano mas okay na gawin...

Thanks in advance!

kickerz · June 2013

Hi @kickerz, I asked my dad to go to the RDO for me. Nsa knya ung letter of request ko. Patulong ka sa family member mo pagkuha.

Yes, ilagay mo sa letter of request yung years na kailangan mo.

And yung special power of attorney is, as what the BIR officer told me, notarization ng lawyer sa letter of request mo.

Ito ung helpline nila: +6329818888

pedeng pa-post ng request letter mu?

emmy · June 2013

Hi @kickerz ung RDO is kung nasaan ung records mo. Alam mo ung TIN number mo? Kse from there malalaman na ng officer ung RDO mo.

Pero tama ka din it can also be where kung saan naka register company mo. Para malaman mo exactly where RDO mo, dapat alam mo TIN Number mo and you can call them again to ask (sana mabait ung sumagot, hehe), or baka makita mo din online (I haven't tried this).

Ung letter post ko mayamaya.

emmy · June 2013

June, 2013

Bureau of Internal Revenue
West Avenue Building
112 West Avenue
Quezon City
Philippines

Dear Sir and/or Madam:

I, full name, would like to give authorization to Mr. , my father, to get a copy of my Income Tax Return (ITR) from the years XXXX, XXXX, etc on my behalf.
My particulars are as follows:
Full Name: Name
TIN Number: XXXXXXXXX
Date of Birth:
Address:

I cannot attend to this personally as I am currently residing in . Attached is a copy of my passport (XX XXXXXXX) attesting to this authorization.
Thank you.

Sincerely yours,

Name
HP:
Email:

Arch_Onin · June 2013

hihingi lang po sana ng opinion nyo mga sir at madam..

nakapag secure po ako ng COE sa 6 na company ko ng same position (Architectural Draftsperson) as what I applied for AU as per agent's advice.. nagreply po ang VETASSESS sa application ko. hinihingan po ako ng additional requirements such as payslips, taxation records, etc. ang kaso meron pong naka reflect sa mga lumang payslips na mga dating positions ko (Designer, Jr. Architect, Supervisor)....

Hindi po kaya malito ang VETASSESS nun? at lalong mahirapan po ako sa huli kung hingian din ako ng Contract of Employment, na may nakalagay din na mga original positions ko na sympre hindi ko naman ppwedeng palitan same case with the payslip.

Ano po kayang maganda, sabihin ko nlang sa kanila ang totoong original positions ko tutal qualified naman po ako OR mag stick nlang as per agent's advice sa Architectural Draftsperson position, kaso iba naman ung position na nakalagay sa payslips. Need your advice mga sir at madam... nahihirapan po ako sumugal

kickerz · June 2013

@emmy salamat, wala tong naka-attach na affidavit of loss? ipapa-notarize lang tapos diretso na BIR?

kickerz · June 2013

may question po uli ako, pasensya. i'm under agency payroll sa current job ko, naka deploy ako sa client nila. plano ko magpagawa ng generic coe sa agency at magpapagawa ako ng testimonial from my co-worker about sa job description. kailangan pa po ba na notarized yung pipirma sa job description meaning may statement na '..the statements above are true and correct..', at dahil sya ang pipirma, sya rin ang magpapanotarize? or ok na kunin ko na lang sa kanya yung copy at ipa-certified true copy of the original ko na lang?

kickerz · June 2013

i got my answers from other thread. ask ko lang, nasa KL na kasi yung ex-colleague ko, pede bang ipadala ko sa kanya yung Statutory declaration, after nya sign papadala nya sa kin dito sa Singapore then ako na ang magpapanotarize or dapat sa KL din?

buchock · June 2013

@kickerz - same tayo ng case na nakadeploy sa client.. bale ang ginawa ko humingi ako ng COE sa agency then expected na generic lang ang ibibigay nila, tpos nagpagawa ako ng Statutory Declaration sa manager ko then isinama ko sya sa Notary Public para iwitness ang pagpirma, then ipinaphoto-copy ko yung orig SD na may pirma then pina-CTC kahit same Notary Public.. basta masunod lang requirement nila na kailangan nakaCTC

kickerz · June 2013

@buchock sa case ko kasi yung colleague ko nasa KL branch, di ko lang sure kung pede sya pumirma tapos dito ko sa Singapore papa-notarize. nag inquire na rin ako sa lawyer dito wait ko pa reply.

buchock · June 2013

@kickerz - ACS din assessor mo?
Most of the notary public dito, kailangan kaharap ng Notary Public yung tao na pipirma dun sa statutory declaration (in your case, yung colleague mo) kasi un ang iwiwitness ng Notary Public.

After that, pwede mo ng ipa-Certified True Copy yung Statutory Declaration mo.

kickerz · June 2013

salamat po, akala ko kasi pede na basta may pirma yung colleague sa duties performed, need pa pala gumawa ng stat declaration.

lock_code2004 · June 2013

salamat po, akala ko kasi pede na basta may pirma yung colleague sa duties performed, need pa pala gumawa ng stat declaration.

pwede yan sa ibang assessing body.. pero sabi nga nila medyo mahigpit pag ACS..
so kung ACS ka, affidavit nga kailangan... basahin mo yung post ni @hotshot sa page 1 of this thread (ACS din sya)..

kickerz · June 2013

salamat po, akala ko kasi pede na basta may pirma yung colleague sa duties performed, need pa pala gumawa ng stat declaration.
pwede yan sa ibang assessing body.. pero sabi nga nila medyo mahigpit pag ACS..
so kung ACS ka, affidavit nga kailangan... basahin mo yung post ni @hotshot sa page 1 of this thread (ACS din sya)..

yup nabasa ko po sir, salamat po. ang problema ko po kasi ganito. yung colleague ko nandito sa singapore office namin dati, tapos napromote, napunta sa KL branch namin. ang gagawin ko po, papadala ko sana sa kanya yung job description tapos papa-sign. then gagawa ako ng separate stat declaration for him to sign na rin. yung details nya eh nasa KL address, etc. papadala nya thru registered mail. balak ko dito na magpa notarize sa singapore di ko lang sure kung iaacknowledge ng singapore lawyer kasi nasa KL ung colleague ko. or pedeng gumawa na lang ako ng affidavit sa pinas ako magpanotarized. ok lang po ba magpanotarize kahit sang country regardless kung asan ang signatory ng stat declaration/affidavit?

emmy · June 2013

@emmy salamat, wala tong naka-attach na affidavit of loss? ipapa-notarize lang tapos diretso na BIR?

Hi @kickerz! You're welcome. Alam ko ipapa notarize lang.

But what happened sa case ko was sabi ng isang officer na tumulong sa father ko wala na daw records ko kse since 2002-2005 ang pinapakuha ko. Sabi ng officer humingi daw ako sa company ko ng form (I forgot the form number and d ko makita sa notes ko, hanapin ko and later I'll post the form number) na lang.

Ano ba ung sa case mo, you mean you already had a copy and nawala? Ask mo sa company mo baka may copy pa sila. Minsan sa kakulitan natin magbibigay din yan.

kickerz · June 2013

@emmy form 2316 ata yan. actually maliit lang na company yun di ko nga alam kung nakaregister sila sa bir eh.

emmy · June 2013

@kickerz Tama, Form 2316 nga. You can still try asking them. Try mo din to email them and attach any documents na nagsasabi na kailangan mo talaga ng document or payslip or form na yun.

Or better yet, if may family member ka na willing pumunta dun and talk to them and explain the urgency of your requirement. Sa atin kse pag may pumupunta sa office or company mas accommodating sila. Go figure. Good luck!

kickerz · June 2013

@zro - Re: Backdating ng Detailed JD

so parang ang gagawin mo:
- meron ka nang Generic COE from HR (example dated 2010)
- ngaun gagawa ka ng detailed JD, at papirmahan sa ex boss mo, at ang date will be same as generic COE..

i cannot fully confirm kung meron issue dito...
- valid naman of course ang COE from HR..
- valid pa rin naman ang date kasi, employee pa rin ang ex-boss mo dun sa company (on that given date)
- pag nagverify ang DIAC/Assessing authority, the HR can validate na employee ka dati, at ang ex-boss mo ay employee din ng company at boss mo dati..

it's your call.. mukhang okay naman..
goodluck!!
Thanks! Check ko din muna sa ex-boss ko kung okay lang syang pumirma sa detailed COE na ipreprepare ko na dati pa ang date. Kung hindi naman, affidavit na lang talaga ang papagawa or papasign ko.

bro, kamusta yung backdate ng document mo, tinanggap ba ng ACS? nahihirapan ako magpapirma sa manager ko eh haiz.

Hunter_08 · June 2013

@kickerz sana makatulong...dto din ako s SG nag wowork so ginawa ko is humingi ako ng COE with JD sa company ko at lahat ng docs ko sa pinas ko pina CTC at wala naman naging problema sa ACS... pinadala ko sa pinas lahat ng docs ko tpos family ko yng nagpa CTC tpos pina scan nila at yun ang ginamit ko para ipasa sa ACS... at wala naman naging problema na approved nman yng ACS ko...sana makatulong maski papano sa pag dedecide mo..

kickerz · June 2013

nahirapan ka ba sa pagkuha sa mga previous employers mo? minsan parang gusto ko na sumuko.

via email mo lang nakuha lahat?

Hunter_08 · June 2013

@kickerz oo via email lng lahat..good thing nman ksi yng mga previous employer ko mabilis mag reply at inasikaso agad so wala akong naging problema...pina pick-up ko lng sa family ko s pinas yng latest COE ko tpos pati statutory declaration gumawa ako ksi yng company s pinas(marami ata dto s forum n dun galing s company na to)hndi nagbibigay ng detailed COE generic lng...wag kng sumuko kaya yan..

kickerz · June 2013

@kickerz oo via email lng lahat..good thing nman ksi yng mga previous employer ko mabilis mag reply at inasikaso agad so wala akong naging problema...pina pick-up ko lng sa family ko s pinas yng latest COE ko tpos pati statutory declaration gumawa ako ksi yng company s pinas(marami ata dto s forum n dun galing s company na to)hndi nagbibigay ng detailed COE generic lng...wag kng sumuko kaya yan..

yung statutory declaration manager mo nakapirma? nakausap ko HR, generic format lang ang kaya nila ibigay. ayaw din pumirma ng previous manager ko.

Hunter_08 · June 2013

@kickerz hndi po manager ko yng pumirma skn.. yng friend ko na TL..pwede po na colleague lng pero much better if much higher position syo pero pwede din nman same level ksi patunay lng nman na yan yng duties and responsibilities mo e... kaya yan...

kickerz · June 2013

guys help, what's the last option? yung hr generic coe lang kaya ibigay. ayaw pumirma ni manager ng stat declaration. wala na kong ibang kilala sa company.

TasBurrfoot · June 2013

guys help, what's the last option? yung hr generic coe lang kaya ibigay. ayaw pumirma ni manager ng stat declaration. wala na kong ibang kilala sa company.

Di ba pwede ikaw ang mag pirma sa stat declaration? Sa amin kasi, si misis nagpirma ng stat declaration nya - the generic coe was used lang as an attachment...

It is important to take note here that sa case ni misis, nilagay talaga nya ang reason as why she sign the stat dec itself as wala na yung mga bosses nya before and HG does not issue a detailed COE..

kickerz · June 2013

kelan kayo nagsubmit sir? nakalagay kasi sa ACS guidelines they don't assess self declaration. saka I've heard na mahigpit daw ngayon ACS. ok lang ba na ilagay ko sa self-declaration na i'm unable to get a coe with job description kasi confidential yung ginagawa ko?